Chương trình nghị sự

Việc xây dựng chương trình nghị sự cho phép theo dõi buổi họp diễn ra đúng như dự kiến và giúp thành viên kiểm soát được cuộc họp. Trong chương trình nghị sự, thêm thời điểm cho từng mục để buổi họp tuần tự diễn ra và thành viên không sa đà vào chuyện khác. Gửi lịch trình làm việc ít nhất từ bảy đến 10 ngày trước cuộc họp để thành viên có đủ thời gian chuẩn bị.

Nội dung

Nhóm học tập có thể bầu thành viên nhóm chủ trì nội dung trong suốt cuộc họp, hoặc diễn giả bên ngoài (tham gia trực tiếp hoặc qua điện thoại hoặc video) — hoặc kết hợp cả hai. Không có vấn đề đúng sai ở đây; tất cả phụ thuộc vào mục đích của nhóm học tập.

Hãy cân nhắc việc khai thác ý tưởng của thành viên nhóm bằng cách để họ trình bày ý tưởng của mình trong năm phút tại phiên họp bàn ý tưởng. Lần lượt từng thành viên với chuyên môn của mình có thể điều hành một phiên họp dài 30 phút về một chủ đề có giá trị với nhóm hoặc bạn có thể kết hợp cả hai cách. Hãy xem xét giá trị thu được từ việc chia sẻ sai lầm hoặc thất bại cùng các câu chuyện về thành công. Một công thức đơn giản có thể thực hiện là tất cả thành viên chuẩn bị thảo luận các chủ đề sau:

• Điều thực sự hiệu quả
• Điều bạn cần được giúp đỡ
• Một tài nguyên (như trang blog, sản phẩm, dịch vụ, bản tin) bạn tin có thể gúp đỡ người khác trong nhóm

Diễn giả bên ngoài hoặc bài diễn thuyết có sẵn nên được lựa chọn cẩn thận. Một số nhóm nhận thấy bài trình bày giới thiệu sản phẩm của bên bán là cách dễ dàng để giảm chi phí cuộc họp trong khi lại học hỏi được về sản phẩm, dịch vụ và nhà cung cấp mới. Tuy nhiên, không phải tất cả các nhóm đều muốn đưa kiểu nội dung này vào buổi họp. Nhóm khác lại chọn chuyên gia từ bên ngoài, như các trung tâm gây ảnh hưởng để mở rộng kiến thức. Khi diễn giả bên ngoài được lựa chọn, hãy chắc chắn họ nói đúng chủ đề bằng cách báo họ biết về mục đích của nhóm và cấp độ kinh nghiệm của thành viên về lĩnh vực chủ đề được bàn thảo.

Khách mời

Chỉ mời khách mời với sự nhất trí của cả nhóm. Vài nhóm học tập cho phép thành viên mời khách một lần một năm, nhóm khác cho phép khách mời nếu người đó là thành viên tiềm năng. Tốt nhất thì quy định về khách mời nên được thống nhất khi lập nhóm và được đưa vào nội quy để không gây hiểu nhầm.

Địa điểm

Địa điểm nên cách đều nơi ở của tất cả thành viên hoặc là nơi mà ai cũng thích đến. Điều quan trọng không kém là bảo đảm địa điểm có đủ điều kiện để tổ chức cuộc họp có chất lượng và phục vụ ăn uống phù hợp. Có nhóm chọn ngồi ăn trưa với nhau, nhóm khác chọn kiểu ăn tự chọn để họ có thể vừa ăn vừa bàn luận.

Có nhóm gặp nhau trên mạng qua ứng dụng GoToMeeting hoặc tương tự, vào buổi họp hoặc trước buổi họp gặp mặt trực tiếp. Ý kiến chung là buổi họp trực tuyến không đạt được cấp độ hào hứng và cam kết như buổi họp gặp mặt trực tiếp.

Tần suất

Tần suất buổi họp phụ thuộc vào khác biệt về mặt địa lý và tình hình tài chính của thành viên nhóm học tập. Nhóm học tập địa phương có thể gặp mặt trực tiếp một tháng một lần, trong khi nhóm học tập với thành viên ở xa nhau có thể chỉ gặp hàng năm. Những nhóm ít gặp nhau thường xuyên đôi khi tổ chức cuộc họp kéo dài vài ngày.

Hoạt động xã hội

Khi thành viên nhóm học tập đi quãng đường dài để gặp nhau, có nhóm dự trù các hoạt động xã hội như ăn tối cùng nhau để có thời gian kết thân. Thời gian xã giao này giúp thành viên thăm hỏi nhau mà không làm gián đoạn chương trình nghị sự chính thức.